Sử dụng máy chấm công vân tay và những điều cần biết

Trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công đa dạng chủng loại từ các thương hiệu Ronald Jack, ZKTeco, Wise eye, Suprema, Chiyu… Các loại máy chấm công với nhiều tính năng như thẻ từ, khuôn mặt, mật mã, vân tay…Trong đó máy chấm công vân tay được nhiều người ưu ái lựa chọn bởi tiện dụng, an toàn, chính xác, hiệu quả cao và giá thành phù hợp.

Máy chấm công vân tay trở thành thiết bị hỗ trợ kiểm soát một các công bằng. Máy không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp, giúp cán bộ nhân sự quản lý thời gian làm việc của nhân viên tối ưu. Trong quá trình sử dụng, máy cũng sẽ phát sinh một số vấn đề mà cần biết dưới đây:

Nắm rõ những vấn đề có thể xảy ra đối với việc sử dụng máy chấm công vân tay

1, Máy tính cài đặt phần mềm chấm công có cần bật khi nhân viên chấm công hay không?

Câu trả lời là không. Bản thân máy chấm công được tích hợp bộ nhớ riêng ở trong máy, bộ nhớ này sẽ lưu trữ dữ liệu nhân viên chấm công (dấu vân tay, ID, mã thẻ cảm ứng…) và các bản ghi, ghi nhận thời gian chấm công của từng nhân viên. Bình thường toàn bộ dữ liệu sẽ được máy lưu trữ, khi cần lấy dữ liệu phần mềm sẽ lấy dữ liệu trực tiếp trên máy chấm công về (qua đường mạng, USB…) lưu vào cơ sở dữ liệu trên phần mềm chấm công.

2, Máy chấm công vân tay khi mất điện có sử dụng được không? Dữ liệu chấm công có bị mất không?

Đây là câu hỏi khá phổ biến bởi trong đây là tình huống có thể xảy ra khi thời điểm nhân viên cần chấm công nhưng máy lại mất điện, vậy làm thế nào để chấm công cho nhân viên đó? Trong trường hợp các model máy cũ không có chức năng tích điện thì máy không thể hoạt động, với model máy chấm công vân tay mới thì có thể sử dụng khi mất điện. Có dòng máy được trang bị hệ thống tích điện nên máy vẫn có thể hoạt động trong vòng khoảng 3 tiếng. Bên cạnh đó dữ liệu chấm công được lưu trữ vào bộ nhớ của máy chấm công, các dữ liệu này không bị xóa đi khi mất điện, chính vì thế khi bị mất điện mã sẽ vẫn lưu các dữ liệu chấm công trước đó.

3, Người dùng đã đăng ký vân tay nhưng chấm công vẫn không nhận?

Để xử lý vấn đề này, người dùng cần đăng ký dấu vân tay vào máy chấm công bằng ngón tay có vân rõ ràng, không bám bụi bẩn, không bị ướt nước.

Khi chấm công cần đặt vị trí vân tay thẳng, tiếp xúc đều vào phần đầu đọc để kết quả tốt nhất.

4, Máy chấm công không kết nối được với máy tính?

Khi gặp trường hợp này, bạn hãy kiểm tra lại dây mạng của máy chấm công đến hệ thống mạng của bạn có bị lỗi không, có bị đứt không, sử dụng lệnh “Ping” để ping đến máy chấm công xem có thông mạng không, kiểm tra IP trên máy chấm công với IP khai báo trên phần mềm có trùng nhau không, kiểm tra phần mềm diệt virus xem có chặn kết nối đến IP của máy chấm công hay không. Thực tế thường hay do đứt dây mạng hoặc do sai địa chỉ IP máy chấm công.

Cách hoạt động của máy chấm công vân tay

5, Bảng chấm công của mình tháng này không có công?

Nếu chưa có công trên phần mềm, bạn hãy đảm bảo các thao tác xuất báo cáo trên phần mềm chấm công phải đúng quy trình. Hãy kiểm tra kết nối máy chấm công, download dữ liệu chấm công từ máy chấm công về phần mềm, kiểm tra các khai báo ca trên phần mềm, đăng ký ca, các thông số cơ bản bắt buộc phải khai báo trước khi tổng hợp chấm công cho nhân viên đó phải được khai báo…

Bên cạnh đó tùy theo máy chấm công vân tay có cài đặt về quy định ca làm việc thì khi nhân viên đi làm nếu có chấm công nhưng không trong phạm vi khoảng thời thời gian quy định thì cũng có thể không được ghi nhận.Người sử dụng cần kiểm tra thời điểm chấm công để xem có vi phạm khoảng thời gian quy định hay không.

6, Máy tính của tôi vừa phải cài lại hệ điều hành, làm cách nào để tôi có thể cài lại phần mềm chấm công?

Phần mềm chấm công được in ra đĩa CD và được giao kèm khi mua máy, bạn có thể sử dụng đĩa CD này cài đặt lại phần mềm chấm công trên máy hoặc liên hệ với Megatech để nhận link download trực tiếp.

7, Máy chấm công của tôi bị hỏng và đã hết bảo hành, tôi có thể sửa nó ở đâu?

Trường hợp máy đã hết bảo hành bạn có thể mạng đến Công ty Megatech hoặc gửi chuyển phát nhanh đến Công ty, văn phòng của Megatech để được đội ngũ kỹ thuật riêng để sửa chữa máy chấm công cho bạn.

Trên đây là những vấn đề có thể phát sinh khi bạn sử dụng máy chấm công vân tay hay bất kì máy nào. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ biết cách khắc phục để quá trình sử dụng máy không bị gián đoạn hoạt động.

Xem thêm bài viết: