Máy chấm công vân tay cho doanh nghiệp có những ưu nhược điểm nào?

Trong các giải pháp quản lý nhân viên tại công ty, doanh nghiệp, thì lựa chọn máy chấm công bằng vân tay cho doanh nghiệp vẫn luôn được ưu tiên lựa chọn. Các thiết bị này ngày càng phát huy được tính năng và vai trò cần thiết trong doanh nghiệp bởi khả năng trợ giúp chấm công nhanh, chính xác và hiệu quả. Máy chấm công vân tay mang lại hiệu quả khi giám sát chi tiết hoạt động của từng nhân viên, giảm thiểu các hoạt động ghi chép thủ công và nâng cao hiệu quả hơn, đồng thời mang đến hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và nơi làm việc văn minh, hiện đại.

Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công là thiết bị dùng để quản lý thời gian ra vào của nhân viên, công nhân…Thiết bị có vai trò ghi nhận chính xác về thời gian vào hoặc ra một cách tự động. Có 4 loại máy chấm công thông dụng nhất hiện nay đó là máy chấm công vân nhận diện bằng dấu vân tay; máy chấm công nhận diện bằng khuôn mặt; máy chấm công nhận diện bằng thẻ cảm ứng và chấm công bằng thẻ giấy.

Máy chấm công vân tay là thiết bị nhận diện dựa trên dấu vân tay của nhân viên. Quản lý thời gian ra vào bằng dấu vân tay. Khi ra vào công ty thì nhân viên cần phải sử dụng vân tay của mình xác thực trên thiết bị đầu đọc vân tay. Để làm được điều này; thì khi lắp đặt thiết bị máy chấm công; từng nhân viên sẽ được yêu cầu đăng ký bất kỳ dấu vân tay của mình và các thông tin chi tiết về thời gian làm việc; để thực hiện chấm công.

So với cách sử dụng chấm công bằng thẻ giấy; thì việc chấm công bằng cách sử dụng dấu vân tay, thẻ từ hoặc nhận diện khuôn mặt sẽ diễn ra một cách tự động và hiệu quả hơn.

Những ưu điểm nhược điểm của loại máy chấm công vân tay

1- Ưu điểm

– Khả năng tự động:

Máy chấm công vân tay hoạt động một cách tự động mà không cần thêm nhân viên quản lý giám sát. Các thao tác đều đã được hệ thống phần mềm máy chấm công nghi nhận và xử lý thông tin. Mang lại hiệu quả cao và cảm giác thoải mái hơn cho nhân viên.

– Quản lý chính xác:

Sử dụng vân tay trong hoạt động chấm công sẽ được đảm bảo quản lý một cách chính xác nhất. Các thông tin khó có thể làm giả, thay thế; các trường hợp chấm công hộ cũng không thể nào xảy ra khi dùng chấm công vân tay.

Thường các doanh nghiệp với số lượng lao động lớn vẫn sẽ xảy ra tình trạng chấm công hộ; nếu chỉ sử dụng máy chấm công bằng giấy thông thường. Điều này gây thất thoát và không mang lại hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. Tuy nhiên việc sử dụng máy chấm công vân tay; hoặc cao hơn là máy chấm công nhận diện khuôn mặt thì khả năng làm giả là điều rất khó xảy ra. Đây chính là cách chấm công tối ưu và công bằng cho doanh nghiệp.

– Tiện lợi và linh hoạt:

Máy chấm công vân tay sử dụng công nghệ chấm công bằng máy kết hợp phần mềm máy tính. Mang lại hiệu quả quản lý thời gian làm việc của từng nhóm hoặc cá nhân từ phức tạp trở nên dễ dàng hơn nhiều.

So với việc chấm công truyền thống bằng cách ghi chép sổ tay mất rất nhiều công sức và thời gian. Đôi khi còn tiêu tốn nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Nhưng việc dùng máy chấm công vân tay sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Nó giúp tiết kiệm thời gian và công sức quản lý hơn khi doanh nghiệp có hàng trăm, hàng ngàn nhân viên.

– Quản lý hệ thống:

Chấm công sẽ liên quan đến các hoạt động tiền lương và chi phí của doanh nghiệp. Do vậy thống kê một cách chính xác và đầy đủ; sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hoạt động kinh doanh của mình và tránh các thất thoát xảy ra.

Thường cuối tháng, bộ phận kế toán sẽ tất bật với việc nhập liệu, tính toán và ghi nhận ngày công cho từng các nhân, nhóm…Nên khó tránh khỏi những sai xót nếu như nhập liệu một cách thủ công. Để khắc phục tình trạng đó thì sử dụng máy chấm công vân tay kết hợp cùng phần mềm quản lý chấm công sẽ góp phần mang lại hiệu quả cao. Con người sẽ ít phải can thiệp hơn, thay vào đó hệ thống đã tự động thống kê chính xác dữ liệu để quản lý hiệu quả.

2- Nhược điểm

Máy chấm công vân tay có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên không phải là các thiết bị này không có những hạn chế nhất đinh. Đó là về giá cả, nhiều tính năng hơn thì cũng tương ứng với giá thành của sản phẩm cũng cao hơn so với các thiết bị chấm công khác. Hệ thống cần có máy tính và phần mềm quản lý; trong khi chấm công bằng thẻ giấy hoặc thẻ cảm ứng thì có thể không cần.

Nên sử dụng máy chấm công vân tay khi nào?

Máy chấm công vân tay là thiết bị quản lý tối ưu dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên tùy vào mức độ công việc và số lượng nhân viên công ty mà sẽ cân nhắc sử dụng tới thiết bị này. Nếu như công ty chỉ có 5 đến 10 người;  hoặc thời gian làm viêc cũng không quá chú trọng. Thì không nhất thiết phải sử dụng thiết bị này để tiết kiệm chi phí đầu tư cho công ty.

Nhưng với số lượng nhân viên đông và doanh nghiệp cần quản lý thời gian ra vào của nhân viên một cách chính xác. Thì việc đầu tư máy chấm công vân tay là giải pháp cần được quan tâm và đầu tư ngay.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều thương hiệu và quốc gia sản xuất các loại máy chấm công. Nhưng tại Việt Nam, thông dụng nhất vẫn là các loại máy chấm công vân tay từ Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc, Mỹ, Malaysia…Qua thời gian thực tiễn gần như các hãng đều đáp ứng được nhu cầu, kể cả hàng trung quốc nhưng loại có thương hiệu rõ ràng giá cả hợp lý, không nên tham rẻ mua loại không có thương hiệu rõ ràng.

Nếu bạn đang  có nhu cầu hoặc quan tâm đến các sản phẩm máy chấm công. Chọn ngay Megatech – công ty chuyên phân  phối và lắp đặt các thiết bị máy chấm công, kiểm soát ra vào từ các thương hiệu nổi tiếng như Ronald Jack; ZKteco; Virdi; Idteck…Liên hệ ngay hotline 0932 719 168 để được tư vấn!