Hướng dẫn sử dụng máy chấm công thẻ giấy tránh các lỗi thông thường

Cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy tránh các lỗi thông thường

Để quản lý nhân sự trong công ty, bạn nên sắm cho doanh nghiệp của mình một chiếc máy chấm công. Có nhiều loại máy chấm công trên thị trường, trong đó có 1 loại khá phổ biến đó là máy chấm công thẻ giấy.Thế nhưng,tất cả các đồ vật khi sử dụng lâu khó tránh khỏi hư hại và hỏng hóc. Vì vậy kiemsoatvantay.vn ngày hôm nay mang đến cho các bạn những kiến thức câfn ầthiết về cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy sao cho hiệu quả nhất. Hi vọng với những kiến thức trên, các đơn vị doanh nghiệp khi sử dụng sẽ khai thác được tối đa tính năng của sản phẩm đồng thời hạn chế các lỗi thông thường.

Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cách sử dụng máy chấm công để tránh các lỗi thông thường một cách hữu hiệu nhất.

Tìm hiểu về máy chấm công

Máy chấm công thực sự là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý nhân sự. Máy chấm công không chỉ giúp các doanh nghiệp kiểm soát giờ ra vào của nhân viên mà còn giúp rèn luyện cho nhân viên tác phong làm việc chuyên nghiệp. Hiện nay có rất nhiều loại máy châm công như: Máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công thẻ từ..Và tùy vào quy mô của từng doanh nghiệp mà chọn lựa những loại máy chấm công phù hợp.

Trong số rất nhiều các loại máy chấm công, máy chấm công thẻ giấy là một trong những loại máy được ưa chuộng nhất hiện nay. Máy chấm công thẻ giấy chính là một “ người bạn” luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp trên chặng đường kinh doanh của mình. …

Trước khi học cách sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy bạn nên tìm hiểu một số thông tin cơ bản về loại máy này. Máy chấm công thẻ giấy là sản phẩm hữu ích dành cho các doanh nghiệp, dùng để quản lý dữ liệu ra/vào của nhân viên. Hiện nay, máy chấm công bằng thẻ giấy có 2 loại, đó là: máy chấm công in búa và máy chấm công in kim.

Một số lỗi thường gặp của máy chấm công vân tay bằng thẻ giấy và cách khắc phục

1. Máy chấm công thẻ giấy bị sai cột phải làm sao?

– Máy đang sử dụng tốt mà bị sai cột, Quý khách cần xem lại cách mình bỏ thẻ vào đã đúng chưa. Rút nguồn điện ra và cho máy khởi động lại.
– Nếu vẫn không được Quý khách vui lòng vào phần cài đặt trong máy và làm theo các bước sau:
Bước 01: Di chuyển Setup về phía phải vào mã cài đặt.
Nhấn (+,-) để chọn bước cài đặt thứ 08 (mặc định là 08:08)
Bước 02: Nhấn “Enter” để vào cài đặt.
Bước 03: Nhấn (+,-) cộng hoặc trừ để chọn vị trí in Top – Bottom (trên – dưới) như mong muốn (cài đặt số từ 00 – 15)
Bước 04: Nhấn “Enter” để xác nhận cài đặt.
Bước 05: Nhấn (+,-) cộng hoặc trừ để chọn vị trí Left – Right (trái – phải) như mong muốn (cài đặt số từ 00 – 30)
Bước 06: Nhấn “Enter ” để xác nhận cài đặt.
Bước 07: Tiếp tục cài đặt hoặc đẩy nút “Setup” về vị trí ban đầu để hoàn thành việc cài đặt và thoát ra ngoài.
Lưu ý: Nếu làm theo các bước trên vẫn không được, Quý khách hãy thử nhấn nút ” reset” lại toàn bộ chương trình.

2. Máy chấm công khi mất điện sử dụng được không?

máy chấm công thẻ giấy

– Máy chấm công thẻ giấy khi mất điện bạn vẫn có thể sử dụng khoảng 3 ->4 tiếng nếu pin lưu còn tốt.

3. Khi máy chấm công thẻ giấy của tôi hết mực, tôi phải làm sao?

– Nếu máy chấm công hết mực thì khi đó cần phải thay ribbon của máy chấm công. Quý khách có thể liên hệ với trung tâm thay thế để được hỗ trợ.

4. Cần thực hiện thao tác gì trước khi cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công?

– Tải về máy tính dữ liệu chấm công hiện tại.
– Thực hiện lưu trữ dữ liệu hiện tại (Ctrl+B) ở một ổ đỉa khác với C
– Sau khi cài đặt máy tính, cài đặt phần mềm chấm công, bạn có thể copy dữ liệu lưu trữ vào thư mục cài đặt. Như thế việc chấm công sẽ được đảm bảo hoạt động thông suốt.

Xem thêm: Các cách kết nối máy chấm công với máy tính của bạn

5. Máy chấm công bị sai giờ, phải làm sao?

Với lỗi sai giờ trong máy chấm công chính hãng, cách khắc phục rất đơn giản, bạn chỉ cần cài đặt lại ngày, giờ một cách chính xác nhất.

6. Vì sao có thẻ chấm công sử dụng được với máy này nhưng không được với máy khác?

Trước tiên, Quý khách vui lòng kiểm tra lại xem mình đang sử dụng máy chấm công loại gì.
– Máy chấm công có 2 loại: máy chấm công in búa và máy chấm công in kim.
– Thẻ giấy sử dụng có 2 loại: thẻ dầy (không có lỗ khuyết) và thẻ mỏng (có lỗ khuyết).
– Tùy theo cài đặt trong máy mà ta có thể sử dụng thể giấy loại nào.
– Máy in kim thường sử dụng loại thẻ mỏng (có lỗ khuyết) nếu muốn sử dụng thẻ không có lỗ khuyết thì ta phải cài đặt lại trong máy.
– Máy in búa thường sử dụng loại thẻ dầy (không lỗ khuyết), cũng có thể sử dụng được loại thẻ mỏng.

Hướng dẫn cài đặt các thông số cho máy chấm công thẻ giấy

Cài đặt mực in thẻ:

Sau khi cài đặt thời gian của máy xong ta tiến hành bước tiếp theo là cài đặt mực in ra thẻ.

– Trên dãy phím P1 tới P6 ta bấm P1, lúc này đèn led sẽ sáng P1, P4, P5, P6 và trên màn hình hiển thị mục nhấp nháy (01), thời gian và phút. Giờ và phút ở đây là giờ và phút muốn thay đổi màu sắc.

– Nhấn P6 để vào mục giờ nhấp nháy,chọn giờ (P4, P5) thích hợp rùi.

– Nhấn P6 để lưu và chuyển sang phút dạng nhấp nháy trên màn hình, làm tương tự như giờ, chọn phút thích hợp ta.

– Nhấn P6 để lưu và trên màn hình sẽ nhấp nháy (01), ở đây ta sẽ có hai màu mực in là màu đen 01 và màu đỏ là 02. Ta chọn màu mực muốn in để khi tới giờ chọn thì màu mực in sẽ tự động thay đổi. Chọn mực in thích hợp.

– Nhấn P6 để lưu và màn hình sẽ nhấp nháy (7),trên màn hình hiển thị 1,2,3,4,5,6,7 là chủ nhật, thứ 2, thứ 3… thứ 7.

– Nhấn P6 để lưu dữ liệu và chuyển tiếp qua mục 02.( Vì là tuần làm việc mặc định )

– Làm tiếp tục mục 02 chọn giờ thay đổi màu mực in tương tự như mục 01

– Lưu ý: Mỗi một mục là một giờ thay đổi màu mực in. ta phải thực hiện tất cả các giờ để thay đổi màu sắc của mực in.

Cài đặt nhạc chuông cho máy:

máy chấm công thẻ giấy

Sau khi cài đặt mực in cho máy xong ta tiến hành cài đặt nhạc chuông cho máy.

– Trên dãy phím P1 tới P6 ta bấm P2. Lúc này trên máy sẽ hiển thị đèn led sáng ở vị trí P2, P4, P5, P6 và đồng thời trên màn hình sẽ hiển thị mục nhấp nháy (01) bên trái, thời gian và phút bên phải.

– Nhấn P6 màn hình hiển thị giờ nhấp nháy, chọn giờ (P4, P5) sử dụng.

– Nhấn P6 để lưu và tiếp tuc sang ô phút nhấp nháy, ta làm tương tự như chọn giờ.

– Sau khi xác nhận phút xong (nhấn P6) thì ta tiếp tục chọn nhạc chuông.

– Ta chọn nhạc chuông thích hợp(P4, P5).Ở đây có ba loại nhạc chuông là 01, 02, 03 ( 01 : nội bộ nhạc chuông. 02 : ngoài Đầu ra báo động Bell (có liên kết với chuông báo động). 03 : Âm nhạc Bell và ngoài Đầu ra báo động Chuông)

– Nhấn P6 để lưu và tới mục thời gian chuông kêu phút và giây (tối đa 4 phút 59 giây). Chọn thời gian đổ chuông(P4, P5)

– Nhấn P6 để lưu và trên màn hình hiển thị 1, 2, 3…7 là chủ nhật, thứ 2, thứ 3… thứ 7 Vì là tuần làm việc mặc định nên ta nhấn P6 để lưu dữ liệu và chuyển tiếp qua mục 02.

– Làm tiếp tục mục 02 chọn giờ thay đổi để đổ nhạc chuông tương tự như mục 01.

– Lưu ý: Mỗi một mục là một giờ thay đổi màu mực in. ta phải thực hiện tất cả các giờ để thay đổi màu sắc của mực in.

Cài đặt cột in:

Sau khi cài đặt xong nhạc chuông của máy xong ta tiến hành tới cài đặt cột in thẻ.

– Trên dãy phím P1 tới P6 ta nhấn P3, lúc này đèn led sẽ sáng P3, P4, P5, P6 và trên màn hình sẽ hiển thị mục 01 dạng nhấp nháy bên trái và bên phải là hiển thị giờ và phút.

– Ta chọn giờ và phút sử dụng (P4, P5).

– Nhấn P6 để lưu và trên màn hình hiển thị cột muốn in đang nhấp nháy.

– Ta chọn cột muốn in (P4 và P5), sau khi chọn cột thích hợp.

– Nhấn P6 để lưu và chuyển tới ngày chọn trên màn hình hiển thị tuần tự 1,2,3,4,5,6,7(chủ nhật, thứ hai, thứ ba…thứ bảy).

– Vì đây là chế độ mặc định nên ta nhấn P6 để lưu và chuyển tiếp qua mục 02 .

– Lưu ý: mục 02 sẽ tương tự như mục 01.

Sử dụng máy chấm công đúng cách giúp tránh các lỗi thông thường

Trong quá trình lắp đặt, cần đặt máy chấm công thẻ giấy ở những nơi khô ráo. Ngoài ra, nên lắp đặt thêm thiết bị che chắn để tránh ánh nắng trực tiếp, nước mưa hoặc bụi bẩn có thể bám vào máy gây ảnh hưởng đến hoạt động của máy.
– Thường xuyên kiểm tra mực của máy để có thể thay mực ngay khi phát hiện máy in mực bị mờ. Trong trường hợp phát hiện máy in thiếu nét thì phải gọi ngay cho nhân viên sửa chữa để được khắc phục
– Khi in phải chú ý đến ngày giờ, trong trường hợp ngày giờ trên máy bị lệch bạn cần phải cài đặt lại ngày giờ cho máy
– Để tránh bị sai cột hoặc máy không nhận thẻ bạn phải đảm bảo việc bỏ thẻ đúng với chiều mà máy yêu cầu
– Trong trường hợp máy bị lỗi nhưng không khắc phục được, bạn hãy thử nhấn nút “ reset” để chạy lại toàn bộ chương trình.

Tags: