Những điều cần biết về hệ thống chấm công hiện nay
Với sự phát triển của nền kinh tế xã hội cùng cơ chế thị trường mở cửa tạo tiền đề cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có điều kiện tự do kinh doanh buôn bán và mở xưởng sản xuất không ngừng nghỉ. Điều đó đã tạo ra công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động trên cả nước và việc quản lý nhân công cần phải có sự hỗ trợ của hệ thống máy chấm công mới đảm bảo độ chính sác và quản lý chặt chẽ.
Hệ thống chấm công là gì ?
Hệ thống chấm công chắc hẳn không còn xa lạ gì với người dùng hiện nay, thực chất nó là thiết bị thu thập thời gian check in và thời gian check out của nhân viên, lưu lại thời gian làm thêm, ca làm việc, đi sớm, đi muộn… để giúp cho người quản lý nắm rõ được thời gian làm việc của nhân viên như thế nào giúp tính lương cho nhân viên được chính xác và nhanh chóng mà không mất nhiều công sức và thời gian.
Sử dụng hệ thống chấm công sẽ giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên, giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép giấy tờ bằng thủ công như trước đây, đặc biệt máy chấm công còn giống như thiết bị kiểm soát ra vào của nhân viên công bằng và minh bạch.
Thành phần của hệ thống chấm công
Một hệ thống máy chấm công hoàn chỉnh bao gồm máy chấm công và phần mềm dùng cho chấm công, chi tiết của từng phần như sau:
- Phần cứng: Máy chấm công
Máy chấm công hay thiết bị chấm công là các thiết bị dùng để nhận dạng và xác thực thời gian vào và ra mỗi ca làm việc của nhân viên. Mọi thiết bị chấm công có thể sử dụng nhiều phương thức xác thực khác nhau còn tùy vào điều kiện làm việc cũng như sự lựa chọn của người sử dụng. Nhưng đa số hiện nay trên thị trường về cơ bản có 4 dòng thiết bị nhận dạng chấm công chính được nhiều người dùng lựa chọn là: Máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công thẻ từ, máy chấm công vân tay, máy chấm công bằng khuôn mặt…
- Phần mềm: Phần mềm chấm công
Phần mềm chấm công được cài đặt trên máy tính có kết nối với máy chấm công thông qua các chuẩn kế nối bằng cổng COM, USB, hoặc là cổng mạng LAN TCP/IP. Phần mềm chấm công có chức năng lấy dữ liệu vào ra in out của nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu database để tính toán ra công, làm thêm giờ, đi muộn – về sớm… và dựa trên các thông số về giờ giấc làm việc cũng như quy định tính công của công ty mà chúng ta đã cài đặt từ trước trên phần mềm. Có thể thấy, đây chính là bộ não hoạt động của toàn hệ thống giúp đưa ra bảng công chi tiết cho nhân viên.
Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công
Máy chấm công sẽ được lắp đặt tại một vị trí cố định gần với lỗi ra vào của nhân viên nhằm thuận tiện cho việc chấm công, tất cả nhân viên đều được đăng ký vân tay, thẻ từ, khuôn mặt trên máy chấm công theo danh sách nhân viên đã được khai báo ở trên phần mềm. Những người chưa đăng ký trên máy chấm công thì khi xác thực sẽ báo lỗi.
Mỗi nhân viên đi làm sẽ có những ca làm việc khác nhau còn tùy theo công ty quy định, trường hợp nhân viên đi làm đầu ca sẽ phải xác nhận vân tay vào máy chấm công, khi xác thực thành công thì máy chấm công sẽ lưu lại thời gian mà nhân viên đó chấm trên máy chấm công.
Tất cả nhân viên sẽ phải check in check out trên máy chấm công hàng ngày và cuối tháng người quản lý sẽ phải tải dữ liệu đã lưu trên máy chấm công qua mạng LAN hoặc USB về máy tính xử lý, rồi tính toán ra bản công để trả lương cho từng nhân viên một cách chính xác nhất và minh bạch nhất.
