Hệ thống chấm công vân tay hoạt động như thế nào?

Hệ thống chấm công bằng vân tay được đánh giá cao với những ưu việt. Được sử dụng nhiều ở các doanh nghiệp, công xưởng. Phổ biến tại các khu công nghiệp với quy mô lớn. Hệ thống chấm công bằng vân tay không chỉ cung cấp đến nhiệm vụ chấm công mà còn giúp nhà quản lý kiểm soát giờ làm việc của nhân viên. Chấm công, kiểm soát một cách chuẩn xác nhất. Hạn chế được rất nhiều nhược điểm của các dòng chấm công thẻ giấy hay chấm công bằng sức người. Tránh được tình trạng gian lận và dễ dàng quản lý hơn.

Tìm hiểu về cách hoạt động của máy chấm công vân tay

Chấm công bằng vân tay là một trong những hình thức phổ biến và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Theo thống kê có tới 80% các doanh nghiệp sử dụng như một phương thức kiểm soát, cấm công và tính lương nhân công của mình hiệu quả. Theo đó, tìm hiểu về cách hoạt động của hệ thống chấm công bằng quẹt vân tay cũng là nội dung được rất nhiều khách hàng, nhất là ban quản lý, kế toán, bộ phận chấm công, quản lý nhân sự của các công ty tìm kiếm.

Hệ thống chấm công bằng vân tay là một cỗ máy làm thay nhiệm vụ chấm công của 1 nhân viên nhân sự làm nhiệm vụ chấm công. Vì là thiết bị công nghệ nên sẽ hạn chế tối đa những sai xót cũng như mang đến độ chính xác cao hơn và hiệu quả hơn trong quá trình chấm công, tính lương và kiểm soát giờ giấc làm việc của nhân viên.

Máy chấm công bằng vân tay được đa số các công ty sử dụng

Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công vân tay là loại máy hoạt động dựa trên công nghệ sinh trắc học vân tay, máy sử dụng các công nghệ phân tích, so sánh các dấu hiệu riêng biệt riêng biệt trên các dấu vân tay để xác định danh tính của nhân viên khi chấm công. Hệ thống chấm công vân tay là hệ thống sử dụng các máy chấm công vân tay để thu thập và lưu trữ dữ liệu chấm công của từng nhân viên khi tiến hành chấm công. Hệ thống này sẽ sử dụng chính dấu vân tay của mỗi nhân viên khi tiến hành chấm công.

Xem thêm: Các cách kết nối máy chấm công với máy tính của bạn

Phần mềm chấm công: có nhiệm vụ lấy dữ liệu chấm công trên máy chấm công (bằng đường mạng hoặc USB) được lưu trước đó. Dữ liệu này chỉ là các bản ghi thời gian chấm công của nhân viên, phần mềm lúc này sẽ phải so sanh các bản ghi này với các tên nhân viên được khai báo trên máy chấm công thông qua mã ID, các thời gian chấm công của nhân viên sẽ được tính toán theo khung giờ mà nhân viên ngày hôm đó làm việc, sau đó xuất ra các báo cáo chấm công mà nhân sự mong muốn.

Một hệ thống chấm công bằng vân tay rất đơn giản.  Bao gồm thiết bị đọc vân tay và máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên. Ngoài ra, có thể lắp thêm một bộ lưu điện UPS để sử dụng trong trường hợp khi mất điện xảy ra.

Nguyên lý hoạt động máy chấm công vân tay

Cách chấm công bằng vân tay hoạt động dựa trên việc thiết bị sẽ ghi lại một cách khách quan và chính xác giờ giấc của nhân viên khi đặt tay xác nhận thành công vào máy chấm công. Một hệ thống chấm công bằng vân tay rất đơn giản, chỉ bao gồm thiết bị đọc vân tay (hay còn gọi là máy chấm công bằng vân tay) và máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên. Ngoài ra, hệ thống chấm công có thể lắp thêm một bộ lưu điện UPS để sử dụng trong trường hợp khi bị mất điện.

– Đầu đọc vân tay lắp đặt bên ngoài khu vực kiểm soát cửa ra vào (thông thường là cửa ra vào, có thể là cửa kính, cửa gỗ….)

– Chốt điện. Lắp trên cửa. Nối với thiết bị đầu đọc vân tay để khi bình thường chốt điện sẽ khóa cửa. Khi có sự xác nhận đúng người được phép mở cửa, trong khoảng thời gian được phép mở cửa thì chốt điện sẽ mở cửa.

– Phụ kiện để lắp chốt điện vào cửa cần kiểm soát ra vào

– Vật tư khác: như dây mạng để kết nối đầu đọc với máy tính, dây điện…..

– Chuông cửa: để khách hoặc người không được phép mở cửa báo cho người bên trong biết sự có mặt của mình

– Nút Exit: dùng để mở cửa từ bên trong. Nút Exit có thể lắp tại mặt trong của cửa ra vào hoặc tại bàn lễ tân.

Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của việc kiểm soát ra vào, hệ thống kiểm soát ra vào có thể lắp thêm các thiết bị sau:

– Đầu đọc vân tay phụ: Lắp ở bên trong cửa, sử dụng khi có yêu cầu từ trong đi ra cũng cần phải có sự cho phép mở cửa bằng máy chấm công vân tay. Trong trường hợp này, Đầu đọc phụ sẽ thay thế cho nút Exit

– Bộ lưu điện UPS để đảm bảo trong trường hợp mất điện hẹ thống kiểm soát ra vào vẫn làm việc và khóa cửa. Bởi vì, thông thường chốt điện được chế tạo ở chế độ mở để khi có sự cố như hỏa hoạn thì cửa sẽ mở để người ở bên trong sẽ thoát ra được.

– Nút khẩn cấp “Emergency” là thiết bị tích hợp với hệ thống báo cháy, khi nút này được kích hoạt thì cửa sẽ mở. Và thông thường nút này đặt phía ngoài cửa ra vào nên ai cũng có thể kích hoạt được.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy chấm công thẻ giấy tránh các lỗi thông thường

Hệ thống chấm công bằng vân tay kết hợp kiểm soát cửa ra vào

– Mỗi cửa ra vào được gắn một hệ thống khoá điện từ (electromagnetic) và hai đầu đọc (một đầu đọc vào, một đầu đọc ra) dùng thẻ hoặc vân tay, hoặc thiết bị nhận dạng gương mặt. Để tiết kiệm, có thể dùng nút Exit bên trong thay vì đầu đọc.
– Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu đọc được truyền về phần mềm kiểm soát ra vào trên máy tính của người quản lý.

– Mỗi nhân viên có một mã số nhân viên duy nhất, được đăng ký dấu vân tay của mình hoặc đăng kí thẻ ID (proximity- thẻ cảm ứng) tương ứng với mã số. Ở một số công ty, thẻ nhân viên được in logo công ty, thông tin và hình ảnh của nhân viên, để vừa làm chìa khóa ra vào văn phòng, vừa là một công cụ marketing hiệu quả cho thương hiệu của công ty.
– Để có thể kiểm soát ra vào văn phòng, nhân viên sẽ phải quét vân tay hoặc quét thẻ tại các đầu đọc. Đầu đọc thẻ sẽ nhận dạng mã số hợp lệ trên thẻ hoặc dấu vân tay và ra lệnh cho cửa tự động mở.
– Dữ liệu gồm ID nhân viên, thời gian ra/vào sẽ được lưu lại trong đầu đọc rồi truyền trực tiếp về phần mềm kiểm soát ra vào trên máy tính của nhân viên bảo vệ hoặc nhà quản lý nhân sự. Dữ liệu trên máy sẽ là căn cứ để máy chấm công kiểm soát vân tay chấm công.

Ưu và nhược điểm của hệ thống chấm công vân tay

Ưu điểm:

– Đảm bảo mang đến cho nhà đầu tư, nhà quản lý. Về sự chính xác cực kỳ cao so với các hình thức thủ công bằng sức người trước đây.

– Khi ứng dụng mô hình chấm công vân tay. Các nhân viên văn phòng hay công xưởng hoàn toàn yên tâm. Không còn phải lo lắng với những trường hợp làm mất thẻ hay quên thẻ. Hay trường hợp lỗi thẻ, không nhận thẻ thường xuyên xảy ra khi sử dụng chấm công thẻ từ

– Thời gian chấm công thông minh được tiết kiệm hơn rất nhiều. Khi các quá trình chấm công và kiểm soát đã được diễn ra hoàn toàn tư động.

– Các thông tin chấm công, giờ giấc ra vào và dữ liệu cần lưu. Luôn dễ dàng xuất ra các báo cáo theo yêu cầu của người dùng.

– Hạn chế đẩy lùi văn hóa gian lận trong chấm công, chấm công hộ tại các văn phòng công ty. Hay thói quen đi trễ về sớm

– Ngoài việc chấm công tính giờ cho nhân viên. Thì ưu điểm của máy chấm công vân tay được đánh giá cao đó là. Còn có thể kết hợp được cùng với các thiết bị như kiểm soát cửa ra vào. Hay các thiết bị an ninh khác để mang lại tính hiện đại và an toàn cao hơn, tuyệt đối hơn.

– Đối với các công ty lớn, các chi nhanh công ty. Các văn phòng chi nhánh đặt tại những vị trí khác nhau. Thì cũng hoàn toàn có thể theo dõi và quản lý tại một địa điểm chính. Do hệ thống chấm công có thể kết nối và được  hỗ trợ từ phần mềm cũng như hệ thống internet từ xa.

Nhược điểm:
– Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay.
– Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ
ra vào cao.

Các thương hiệu máy chấm công phổ biến trên thị trường

Supermar (Korea), Soyal (Taiwan), Ronald Jack (Malaysia), Kobio (Korea), Promag (Taiwan), Hundure
(Taiwan), IDTeck (Korea).

Xem ngay: trọn bộ máy vân tay F18 đang sales

Những thông số kỹ thuật cần quan tâm khi mua máy chấm công?

– Kiểu chấm công: vân tay / thẻ từ / thẻ giấy / khuôn mặt.
– Khả năng quản lý (bao nhiêu vân tay, bao nhiêu thẻ, bao nhiêu khuôn mặt) và dung lượng bộ nhớ (lưu trữ được
bao nhiêu bản ghi).
– Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế, chẳng hạn khoảng 15’ trước giờ bắt đầu làm
việc. Trong khoảng thời gian này, nếu chấm bằng vân tay thì 1 máy chấm được 150 người (tốc độ 6s/ người),
nếu chấm bẳng thẻ thì được 450 người (2s/người).
– Kết nối với máy tính.
– Tốc độ nhận diện vân tay, khuôn mặt (thường từ 0.5 – 3s).
– Xuất xứ.

Với những thông tin trên đây về hoạt động của hệ thống máy chấm công vân tay. Khi quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc về hệ thống chấm công vân tay. Hoặc cần tư vấn và báo giá về hệ thống máy chấm công. Hoặc các thiết bị kiểm soát ra vào bằng vân tay tại Megatech. Liên hệ ngay chúng tôi để được hỗ trợ!